Как всё успевать: тайм-менеджмент без гонки для работающей мамы

Как всё успевать, если у вас работа, дети, дом и хочется ещё хоть немного жить для себя? Честный ответ: всё — никак, а главное — вполне. Ниже — почему времени всегда не хватает, что на самом деле работает в тайм-менеджменте по данным исследований и как разгрузить себя, не превращая жизнь в бесконечный список дел.

Можно ли успевать всё?

Нет — и дело не в вашей организованности. Дел почти всегда больше, чем часов, поэтому «успевать всё» на практике значит успевать главное и спокойно отпускать остальное.

Ощущение вечной нехватки времени — массовое. Исследователи Лаура Джурдж, Эшли Уилланс и Колин Уэст в обзорной статье 2020 года пишут, что большинство людей постоянно чувствуют себя «бедными во времени»: дел слишком много, а времени на них слишком мало. И такая бедность связана с худшим самочувствием, здоровьем и продуктивностью.

Женщинам обычно достаётся больше. По оценке Международной организации труда (2018), на женщин в мире приходится 76,2% всех часов неоплачиваемой работы по уходу — домашних дел и заботы о близких. Это в три с лишним раза больше, чем у мужчин.

Что тогда даёт тайм-менеджмент? В 2021 году канадские исследователи Брэд Эон, Аида Фабер и Александра Паначчо объединили в метаанализе 158 исследований. Умение управлять временем было умеренно связано с успехами в работе и учёбе, а с удовлетворённостью жизнью — даже чуть сильнее. Со стрессом и тревогой связь была обратной: чем лучше люди управляли временем, тем меньше переживали. Но большинство этих исследований — срезовые, то есть показывают связь, а не причину, и сами авторы предупреждают не считать тайм-менеджмент панацеей.

Вывод из этого полезный: планирование — прежде всего способ жить спокойнее, а не способ выжать из себя ещё больше.

Почему кажется, что ничего не успеваете?

Потому что мы недооцениваем время на дела, хватаемся за срочное вместо важного, постоянно переключаемся и держим в голове невидимую работу.

Дела занимают больше времени, чем кажется

Психологи называют это ошибкой планирования. В классическом исследовании Роджера Бьюлера и коллег (1994) 37 студентов-психологов прогнозировали, когда сдадут дипломную работу. У тех, кто её сдал, средний прогноз был 33,9 дня, а на деле ушло 55,5 дня. В свой срок уложились меньше трети. Даже к сроку из прогноза «если всё пойдёт хуже некуда» (в среднем 48,6 дня) успели меньше половины. В следующих исследованиях той же работы картина повторилась и для бытовых дел.

Срочное вытесняет важное

В 1954 году президент США Дуайт Эйзенхауэр в речи перед Всемирным советом церквей привёл слова «бывшего ректора колледжа», не назвав его: «У меня два вида проблем — срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Позже эту мысль стали связывать с матрицей «срочно — важно» — её часто называют матрицей Эйзенхауэра.

Современные эксперименты подтверждают, что у срочности особая притягательность. Исследователи Мэн Чжу, Ян Ян и Кристофер Си (2018) в пяти экспериментах показали: люди чаще выбирают задание, которое лишь кажется срочным — например, у него будто бы вот-вот истечёт срок, — даже если другое задание приносит объективно больше. Они назвали это эффектом простой срочности.

Переключения съедают внимание

Когда вы переходите от одной задачи к другой, мозгу нужно время, чтобы перестроиться. Британский психолог Стивен Монселл в обзоре 2003 года пишет: сразу после переключения люди отвечают заметно медленнее и обычно чаще ошибаются. Если дать время подготовиться, эта «цена» уменьшается, но не исчезает. Отчёт, прерванный чатом, потом звонком из школы, потом снова чатом, отнимает больше сил, чем тот же отчёт за один заход.

Невидимая работа в голове

Социолог Эллисон Дамингер (2019) провела 70 интервью с партнёрами из 35 пар и описала когнитивную работу по дому: предвидеть, что понадобится, искать варианты, принимать решения и следить, чтобы всё было сделано. Эта работа выматывает, но её часто не замечают ни сами исполнители, ни их партнёры, и из-за неё пары нередко ссорятся. Женщины в исследовании брали на себя больше такой работы — особенно предвидение и контроль, тогда как решения пары принимали примерно поровну.

Как всё успевать: 7 шагов тайм-менеджмента без гонки

Освободите голову, выберите главное, планируйте с запасом и делитесь делами — не только на работе, но и дома. Отдых в этом плане не награда, а обязательный пункт.

Шаги ниже — советы редакции. Там, где они опираются на исследования, мы это указываем.

1. Выгрузите всё из головы

Запишите все дела в один список: рабочие, домашние, детские, «записаться к врачу», «купить подарок свекрови». Пока ничего не сортируйте — просто выгрузите. Незавершённые дела легко крутятся в голове, а конкретный план может их приглушить. В экспериментах Э. Дж. Масикампо и Роя Баумайстера (2011) участникам, которые успели составить план для незаконченной цели, мысли о ней меньше мешали другим делам. Независимых повторений этих опытов пока мало, так что это скорее разумная подсказка, чем закон.

2. Выберите 1–3 главных дела на день

Вопрос «как успеть всё за день» обычно не имеет ответа, а вопрос «что сегодня главное» — имеет. Из общего списка выберите одно–три дела, которые сегодня действительно важны. Всё остальное — «если останется время». Наш ориентир: в день с работой и детьми реалистично одно большое дело и пара мелких.

3. Разделите срочное и важное

Матрицу «срочно — важно» популяризовал американский автор Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» (1989). Вот как она выглядит в жизни работающей мамы:

Главная ловушка — правый верхний квадрат. Важное и несрочное всегда можно отложить, поэтому оно годами ждёт «спокойного месяца». Поставьте в календарь хотя бы одно такое дело на неделю.

4. Планируйте с запасом

Раз даже пессимистичные прогнозы бывают слишком оптимистичными, закладывайте запас. Наш ориентир: умножайте прикидку примерно на полтора и оставляйте в дне хотя бы одно пустое окно на непредвиденное — заболевший ребёнок или срочная задача от начальника случаются чаще, чем кажется.

5. Группируйте похожие дела и закрывайте «хвосты»

Чтобы реже переключаться, собирайте похожие задачи в блоки: сообщения — два-три раза в день, звонки — подряд, покупки — одним маршрутом. А если всё же приходится прерваться, потратьте минуту на заметку: где остановились и что делать дальше. Софи Лерой и Тереза Гломб (2018) в четырёх исследованиях показали: если человек знает, что к прерванной задаче придётся вернуться в спешке, мысли о ней мешают следующему делу и оно получается хуже. Короткий план возвращения снимал этот эффект: мысли меньше отвлекали, и новое дело получалось не хуже.

6. Делегируйте и покупайте время

Делегировать дома стоит не отдельные поручения («купи молоко»), а целые зоны: «продукты — твоя зона: ты следишь, что заканчивается, составляешь список и покупаешь». Так вместе с делом уходит и невидимая работа — помнить и проверять.

Если бюджет позволяет, иногда стоит купить время. В исследовании Эшли Уилланс и коллег (2017) в опросах более 6 тысяч человек из США, Канады, Дании и Нидерландов те, кто тратил деньги на услуги, экономящие время, были больше довольны жизнью. А в полевом эксперименте 60 работающих взрослых из Ванкувера два выходных подряд получали по 40 долларов: один раз на покупку, которая экономит время, другой — на вещь. После «покупки времени» к вечеру у них было больше приятных эмоций, меньше неприятных и меньше ощущения цейтнота. Это может быть доставка продуктов, уборка раз в месяц или няня на пару часов в неделю.

7. Сначала запланируйте сон и отдых

Отдых — не то, что останется после дел, а то, без чего дела не сдвинутся. Внесите в неделю сон, прогулку и хотя бы одно занятие «только для себя» до того, как начнёте заполнять календарь. Если всё время кажется, что отдыхать некогда, посмотрите на неделю целиком через колесо баланса: оно быстро показывает, какая сфера тянет на себя все силы.

Как маме всё успевать?

Снизить планку там, где это возможно, разделить с партнёром не только дела, но и «держание в голове», и постепенно подключать детей по возрасту.

Несколько советов от редакции:

• Снизьте стандарты. Ужин из трёх блюд, поглаженные полотенца и пироги к приходу гостей — не обязательные пункты. Спросите себя: кто заметит, если я сделаю это проще? Если ответ «никто, кроме меня», это кандидат на упрощение.
• Сделайте невидимое видимым. Неделю записывайте всё, что держите в голове: прививки, сменная обувь, подарок учительнице, оплата кружка. Потом обсудите список с партнёром и распределите зоны целиком.
• Проводите семейную планёрку. 15 минут в воскресенье: кто что делает на неделе, кто забирает детей, где окна для отдыха у каждого из взрослых.
• Подключайте детей. Наш ориентир, который зависит от ребёнка: в 3–4 года можно убирать игрушки и относить вещи в корзину для белья, в 6–7 лет — накрывать на стол и собирать портфель с вечера, ближе к 10 годам — готовить простой завтрак и пылесосить свою комнату. Не переделывайте за ребёнком: «неидеально, но сам» — уже помощь.
• Просите конкретно. «Забери Машу из сада в четверг» работает лучше, чем «помогай мне побольше».

Если же вы не столько не успеваете, сколько откладываете, — хватаетесь за всё, кроме важного дела, — загляните в статью о прокрастинации: там другие причины и другие приёмы.

Практика «Переход» на 3 минуты: между работой и домом

Это короткая практика для момента, когда одна роль заканчивается и начинается другая: закрыть рабочий «хвост», выдохнуть и войти домой без рабочего шума в голове. Это наш приём, отдельно в исследованиях он не проверялся, но собран из идей выше — плана возвращения к прерванному делу и паузы между задачами.

1. Хвост (30 секунд). Запишите одной строкой, где вы остановились и что сделаете первым завтра.
2. Три выдоха (30 секунд). Сделайте три медленных вдоха так, чтобы выдох был длиннее вдоха.
3. Тело (1 минута). Заметьте плечи, челюсть, руки. Где держится напряжение рабочего дня? Позвольте этим местам немного опуститься.
4. Роль (30 секунд). Скажите себе: «Рабочий день закончен. Сейчас я дома». Выберите одно намерение на вечер: «побыть с дочкой без телефона», «лечь до одиннадцати».
5. Порог (30 секунд). Сделайте последний спокойный выдох и только потом откройте дверь или закройте ноутбук.

Эту практику удобно делать в машине, в подъезде или за рабочим столом, если вы работаете из дома. А чтобы и день начинался не с почты и чатов, а со спокойного голоса, попробуйте «Магию Утра» — классическую утреннюю аудиомедитацию Алины Маугли. Ещё несколько утренних практик на 5, 10 и 15 минут — в статье утренняя медитация.

Когда «не успеваю» — сигнал перегрузки, а не плохого планирования?

Если вы устаёте даже от отдыха, всё раздражает, сон не восстанавливает, а любые приёмы кажутся ещё одной обязанностью, дело уже не в списке дел.

Обратите внимание на тревожные признаки:

• усталость держится неделями и не проходит после выходных или отпуска;
• работа и домашние дела вызывают отвращение, появилось раздражение на близких;
• вы плохо спите, часто болеете, забываете простые вещи;
• больше двух недель почти ничего не радует.

Это может быть эмоциональное выгорание, депрессия или другое состояние, с которым нужна помощь врача. Начните с терапевта: он поможет исключить телесные причины усталости и при необходимости направит к психотерапевту или психиатру. Как отличить выгорание от обычной усталости и что помогает восстановиться, — в статье об эмоциональном выгорании. Если появились мысли причинить себе вред, звоните 112 или по круглосуточному телефону экстренной психологической помощи МЧС России +7 (495) 989-50-50.

С чего начать

1. Сегодня вечером выгрузите все дела из головы в один список.
2. Завтра выберите из него не больше трёх главных дел, а остальное отметьте как «если останется время».
3. Найдите в списке одно важное несрочное дело и поставьте его в календарь на эту неделю.
4. Выберите одну домашнюю зону, которую можно целиком передать партнёру или детям, и обсудите это.
5. Попробуйте практику «Переход» в конце рабочего дня хотя бы три дня подряд.